PEDIDOS · DESPACHO · COBRANZA
Trenco Ventas: menos transcripción,
más control del pedido a la cobranza.
Conectemos pedidos, despacho y seguimiento de pagos para que administración y vendedores dediquen menos tiempo a perseguir información y más tiempo a atender clientes y cerrar oportunidades.
Ya compartimos una aplicación de prueba. Ahora proponemos validar el flujo, acordar el alcance y convertirlo en un piloto operativo.
DEL PROTOTIPO AL PILOTOLa información se mueve. El equipo espera.
Según el proceso conversado, los pedidos llegan por correo; administración factura en a2; despacho, abonos y vencimientos se siguen en distintas hojas de Excel; cobranza comunica manualmente los pendientes a los vendedores. Validaremos este recorrido y la versión del sistema durante la reunión.
Unificar el seguimiento comercial y de cobranza sin sustituir de entrada el sistema de facturación.
Meta inicial a validar: reducir el tiempo en tareas administrativas seleccionadas.
Objetivo: responsable y estado en cada pedido del piloto.
Objetivo: saldo y vencimiento en cada documento válido.
Alertas internas previas al vencimiento.
Mediremos una línea base y compararemos tareas equivalentes. El ahorro y la mejora comercial dependen del uso, la calidad de los datos y el flujo aprobado.
Un solo recorrido. Cinco piezas conectadas.
Primero, el seguimiento que el equipo necesita. Después, las ampliaciones que realmente aporten valor.
Incluido en pilotoPedidos desde el celular
Un pedido completo desde el inicio.
Explorar módulo
Problema que resuelve
Mensajes incompletos y pedidos dispersos.
Cómo funciona
Formulario web para vendedores con cliente, productos, cantidades y observaciones; bandeja con responsables y estados.
Beneficio esperado
Reducir mensajes incompletos y facilitar el seguimiento.
Incluido en pilotoDespacho comercial
Todos saben en qué va cada entrega.
Explorar módulo
Problema que resuelve
Consultas repetidas a distintas hojas.
Cómo funciona
Estados de preparación, despacho y entrega con responsables y fechas.
Beneficio esperado
Visibilidad compartida del despacho.
Incluido en pilotoCartera y abonos
Una cartera que Finanzas puede validar.
Explorar módulo
Problema que resuelve
Saldos y pagos difíciles de conciliar.
Cómo funciona
Documentos con vencimiento, saldo y promesas de pago; abonos sujetos a revisión de Finanzas.
Beneficio esperado
Priorizar gestiones sobre información conciliada.
Incluido en pilotoAlertas internas
Actuar antes del vencimiento.
Explorar módulo
Problema que resuelve
Avisos manuales que llegan tarde.
Cómo funciona
Aviso al vendedor siete días antes del vencimiento y resumen de pendientes por email o dentro del sistema. El envío automático solo será operativo tras configurarlo y probarlo.
Beneficio esperado
Anticipar la gestión de cobranza.
Incluido en pilotoDatos y panel
Un punto de consulta común.
Explorar módulo
Problema que resuelve
Información fragmentada y sin fecha clara.
Cómo funciona
Carga inicial y actualización mediante un formato de archivo acordado; indicadores de pedidos y cartera con fecha de última actualización.
Beneficio esperado
Consultar información con origen y fecha visibles.
WhatsApp oficial
Avisos y atención, sujetos a validación técnica, canal y costos. No incluido en el piloto base.
Asistente IA
Consultas y resúmenes sobre datos autorizados. No incluido en el piloto base.
Conocimiento y captación
Base aprobada y calificación de consultas web o WhatsApp. No incluido en el piloto base.
Integración y portal
Conexión automática con a2, portal completo e inventario sincronizado. No incluido en el piloto base.
Un piloto concreto. Límites claros.
Revisemos qué incluye esta primera fase antes de acordar la puesta en marcha.
Los límites son editables y están pendientes de validación. Los clientes importados no son usuarios con acceso. Marcar un punto significa «Revisado», no «Entregado»; no modifica el alcance ni el precio.
Las correcciones de los treinta días de estabilización están incluidas en la implementación. La mensualidad cubre operación y acompañamiento, sin duplicar ese cobro.
Ampliaciones que podemos evaluar
Se presupuestan después del diagnóstico.
Un calendario con validación en cada etapa.
3–5 semanasValidar
Proceso, datos y responsables.
Configurar
Cargar y revisar una muestra.
Probar
Pedidos, cartera y avisos.
Lanzar piloto
Capacitar y acompañar al equipo.
Medir y ajustar
Comparar tareas y resultados.
3–5 semanas desde alcance aprobado, acceso a fuentes y datos suficientes. Las pruebas pueden avanzar en paralelo. Las discrepancias de datos pueden desplazar la fecha; diez días hábiles son el periodo de pruebas, no el desarrollo completo.
Criterios de aceptación
Dos formas de activar el mismo piloto.
Un alcance definido, una decisión informada. Primero conversemos sobre el diagnóstico.
La inversión se revisa después del diagnóstico.
Activa «Mostrar inversión» cuando estén listos para comparar las opciones.
UNA DECISIÓN CON CLARIDAD
El siguiente paso es validar juntos.
Revisemos el recorrido, los datos y los responsables para preparar una cotización formal con alcance y calendario cerrados.
Lo que conviene aclarar antes de avanzar.
¿Debemos dejar de usar a2?
No. El piloto conserva la facturación; primero validamos exportaciones y proceso.
¿Cuánto tarda?
Estimamos 3–5 semanas, dependiendo del alcance aprobado, datos, accesos y validación de Trenco.
¿Ya funciona la aplicación?
Existe un prototipo para revisar el recorrido; las funciones reales, pruebas y conexiones se verifican antes de operar.
¿Debemos transcribir 300 clientes?
Partimos de archivos existentes y resolvemos excepciones con el responsable.
¿Incluye IA y WhatsApp?
Son ampliaciones por evaluar; no forman parte del piloto base.
¿Quién aprueba pagos y crédito?
Los responsables autorizados de Trenco; la automatización no sustituye esa decisión.
¿Qué cubre la mensualidad?
Operación, monitoreo y soporte limitado al alcance descrito, con extras previamente autorizados.
¿Cómo se mide el ahorro?
Línea base previa y comparación posterior de las mismas tareas y volumen.
¿Debemos pagar otros servicios además de Grupo Intercenter?
La operación puede requerir servicios externos según la opción elegida. Trenco C.A. los contratará y pagará por separado, una vez que Grupo Intercenter presente los servicios necesarios y sus costos para aprobación.
¿Qué ocurre si queremos salir?
Exportación de datos y condiciones de transición acordadas; cualquier saldo o compromiso inicial se detalla antes de contratar.